§ 60 ust. 3 Statutu PZD określa, że zaproszenie na walne zebranie może zostać wysłane członkowi
ROD pocztą elektroniczną. Warunkiem przesłania zawiadomienia w takiej formie jest udostępnienie
adresu poczty elektronicznej i wyrażenie wcześniejszej pisemnej zgody działkowca na taką formę
jego dostarczenia.
Aby można było uznać, że zawiadomienie zostało prawidłowo wysłane drogą elektroniczną powinny
zostać spełnione pewne wymogi. Po pierwsze w mailu musi zostać wpisany prawidłowy adres
poczty elektronicznej działkowca. Po drugie, do maila musi zostać dołączone zaproszenie
(może również zostać one zamieszczone w treści maila). Po trzecie mail należy wysłać, przy czym
należy upewnić się, że wiadomość została wysłana.
Wysyłając zawiadomienia na walne zebranie w ROD należy pamiętać również
o ochronie danych osobowych gdyż maile mogą zawierać imiona i nazwiska działkowców.
W przypadku wysyłania zawiadomień pocztą elektroniczną do członków ROD należy pamiętać,
by przy ich wysyłaniu nie ujawniać danych osobowych działkowców.