W związku z uchyleniem w Polsce obostrzeń sanitarnych ze względu  dobrą sytuacją epidemiczną KZ PZD przywrócił możliwość odbywania walnych zebrań/konferencji delegatów w ROD. Mają się one odbyć do 15 maja br. Ważnym elementem prawidłowego przebiegu WZ jest właściwa współpraca zarządu ogrodu z zarządem okręgu PZD przed i po WZ/KD.

Zarząd ROD przed walnym zgromadzeniem powinien ustalić z okręgowym zarządem termin jego odbycia. Pozwala to OZ zaplanować kalendarz walnych zebrań na terenie okręgu zapewniający pełną obsługę WZ przez przygotowanych merytorycznie przedstawicieli OZ. To oni czuwają nad prawidłowym przebiegiem walnego zebrania. Zarząd ROD może wcześniej skontaktować się z wyznaczonym do obsługi przedstawicielem OZ i skonsultować z nim wszelkie sprawy, co przyczyni się do sprawnego i zgodnego z prawem przeprowadzenia WZ.

Natomiast po zakończeniu walnego zebrania /konferencji delegatów zarząd ROD – zgodnie z „Wytycznymi dla zarządów i komisji rewizyjnych ROD w sprawie przeprowadzenia WZ i KD  w roku 2022” (rozdział 6) – powinien
w ciągu 14 dni od zakończenia przekazać do okręgu dokumenty:

kopie wszystkich podjętych uchwał wraz załącznikami (uwierzytelnione przez przewodniczącego WZ i aktualnego prezesa zarządu ROD, ostemplowane pieczęcią ROD),  

protokół komisji mandatowej,

protokół komisji uchwał i wniosków,

protokół komisji wyborczej (jeśli odbyły się wyboru uzupełniające),

protokół z walnego zebrania.

Należy pamiętać też, że dokumentacja WZ, a więc zawiadomienie o walnym zebraniu, porządek obrad, lista obecności, sprawozdanie finansowe, protokół z obrad, protokoły powołanych na WZ komisji, roczny plan pracy, preliminarz finansowy i podjęte na WZ uchwały są dokumentami chronionymi i powinny być przechowywane ze szczególną starannością.